Algemene voorwaarden: meer dan de kleine lettertjes

Algemene voorwaarden zijn de regels die door een onderneming worden opgesteld en geven duidelijkheid over de rechten en plichten van zowel de onderneming als de klant bij het aangaan van een overeenkomst of het afnemen van een dienst of product.

Algemene voorwaarden zijn steeds maatwerk en specifiek voor uw onderneming geschreven. De inhoud verschilt aldus per bedrijf en per sector, maar vaak komen terug:

• Betalings- en leveringsvoorwaarden
• Garantie en aansprakelijkheid
• Annulering en retourbeleid
• Overmacht en klachtenregeling
• Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Er bestaat geen lijst van verplichte vermeldingen, maar wel wetsregels over wat niet mag worden opgenomen.

Algemene voorwaarden kunnen het verschil maken tussen een goed geregelde samenwerking en een conflict. Met heldere algemene voorwaarden worden afspraken duidelijk op papier vastgelegd. Eveneens worden misverstanden voorkomen aangaande bijvoorbeeld levering, betaling of garantie. Daarnaast staat u met duidelijke algemene voorwaarden sterker bij een conflict of wanbetaling.

Er is geen wettelijke verplichting inzake algemene voorwaarden, ze zijn een aanvulling op bestaande wetgeving, maar vormen dus wel een specifieke en meer verregaande bescherming waardoor ze zeker de moeite waard zijn.

Het is belangrijk dat de klant vooraf kennis kan nemen van de algemene voorwaarden. Ze moeten dus beschikbaar zijn. Bijkomend wordt vereist dat ze voldoende leesbaar zijn alsook begrijpelijk zijn opgesteld. Naast een tijdige kennisname moet er echter ook sprake zijn van een aanvaarding van de algemene voorwaarden. Inzake de aanvaarding wordt een onderscheid gemaakt tussen particuliere klanten (B2C) en ondernemingen (B2B).

• Consumenten (B2C): zij moeten de algemene voorwaarden uitdrukkelijk aanvaarden. Dit kan bijvoorbeeld door het ondertekenen van een overeenkomst of bestelbon dan wel offerte waarop de vermelding staat dat de algemene voorwaarden werden gelezen en goedgekeurd. Een verregaande bescherming in een B2C relatie dus.
• Ondernemingen (B2B): hier kan een stilzwijgende aanvaarding volstaan, zolang de voorwaarden vooraf meegedeeld werden. Aanvaarding kan dan bijvoorbeeld blijken uit betaling van de factuur of uitvoering van de overeenkomst.

In contractuele relaties maken partijen elkaar hun algemene voorwaarden over. Daarbij is het niet ondenkbaar dat bepaalde voorwaarden tegenstrijdig zijn aan elkaar. Welke algemene voorwaarden hebben in dat geval voorrang?

In het nieuwe verbintenissenrecht wordt dit uitdrukkelijk geregeld via de zogenaamde knock out-regel. Deze regel houdt in dat de algemene voorwaarden van beide partijen van toepassing zullen zijn, behoudens waar deze voorwaarden elkaar tegenspreken. Deze tegenstrijdige clausules zullen vervangen worden door het gemeen recht.

Het nieuw Burgerlijk Wetboek voorziet thans uitdrukkelijk in de mogelijkheid voor een partij om de toepassing van de algemene voorwaarden van een medecontractant af te wijzen indien men niet akkoord gaat.

Dit moet evenwel uitdrukkelijk gebeuren in een afzonderlijk document. Dit kan niet in de eigen algemene voorwaarden. Bovendien moet dit voorafgaandelijk dan wel kort na het sluiten van de overeenkomst gebeuren.

Wetgeving en marktverwachtingen veranderen in sneltempo. Daarom is het slim om uw algemene voorwaarden regelmatig te laten controleren. Zo blijft u goed beschermd en oogt dit professioneel naar uw klanten toe. Door een regelmatige controle van uw algemene voorwaarden voorkomt u verrassingen en staat u sterker in uw recht.

Wist u dat wij u hierbij kunnen helpen? Voor een check of het opstellen van nieuwe voorwaarden kan u ons contacteren via advisory@vcsa.be.