Associaties tussen vrije beroepers

Een loutere kostenassociatie is een samenwerkingsvorm waarbij vrije beroepers de kosten van hun kantoor of praktijk (zoals bv. huur, secretariaat en apparatuur) delen, en waarbij elke partij haar eigen inkomsten behoudt. In dit geval factureert elke vrije beroeper dus in eigen naam aan zijn klanten. Voor artsen betekent dit dat zij op de getuigschriften hun eigen ondernemingsnummer vermelden. Alle goederen die via de associatie worden aangekocht zullen daarentegen in mede-eigendom zijn van de partijen bij de kostenassociatie. Een kostenassociatie is dus een minimale vorm van samenwerken waarbij enkel de kosten gedeeld worden maar niet de inkomsten.

Een goede samenwerkingsovereenkomst is hier van groot belang. Deze overeenkomst regelt onder meer de verdeelsleutel van de kosten, welke kosten gemeenschappelijk zullen zijn, wie er lid kan zijn, de procedure inzake toetredingen en uittredingen/uitsluitingen etc.

Op fiscaal vlak zal de belastingaangifte gebeuren op het niveau van de individuele leden van de kostenassociatie, waarbij rekening dient te worden gehouden met de ontvangen erelonen en de gemaakte kosten.

Op btw vlak zal de btw-aangifte eveneens dienen te gebeuren op het niveau van de individuele leden van de kostenassociatie, voor zover deze leden btw-plichtig zijn. Er zal daarnaast in principe ook btw verschuldigd zijn over de prestaties van de associatie ten aanzien van de vrije beroepers (bv. voor het gebruik van een secretariaat of de goederen in mede-eigendom). Deze prestaties kunnen mogelijks wel vrijgesteld worden van btw, op voorwaarde dat zij aan een heel aantal voorwaarden voldoen (de zogenaamde btw-vrijstelling voor zelfstandige groeperingen). Als de kostenassociatie ook belaste goederenleveringen verricht aan de individuele leden kan deze de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen genieten indien voldaan is aan bepaalde voorwaarden (bv. het leveren van werkmateriaal of nutsvoorzieningen).

Lijnrecht tegenover de kostenassociatie staat de werkvennootschap. Deze vorm veronderstelt een verregaande samenwerking, waarbij zowel de kosten en middelen als de inkomsten van de vrije beroepers worden gepoold. De werkvennootschap kan opgericht worden onder een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid (maatschap) of onder een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid (besloten vennootschap, naamloze vennootschap, vennootschap onder firma). De coöperatieve vennootschap is sinds het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen niet langer geschikt voor het uitoefenen van vrije beroepen. In het kader van de ficheproblematiek is een maatschap bovendien ook niet geschikt voor artsenassociaties binnen ziekenhuizen.

Samenwerken onder een werkvennootschap veronderstelt aldus de oprichting van een vennootschap, aangezien de activiteiten vanuit deze vennootschap plaatsvinden. De vrije beroepers doen hierbij een inbreng in ruil waarvoor zij aandelen verkrijgen. Daarnaast worden er ook statuten opgemaakt die o.a. de werking op het niveau van het aandeelhouderschap en het bestuursorgaan regelen.

Parallel aan deze oprichting is echter ook in dit geval een goede samenwerkingsovereenkomst van groot belang. Deze regelt namelijk bijkomend bij de zaken vermeld onder de kostenassociatie welke inkomsten gepoold worden en welke inkomsten eigen blijven, welke activiteiten de vrije beroeper al dan niet buiten de associatie mag uitoefenen, afwezigheden omwille van ziekte, verlof of zwangerschap etc.

Op fiscaal vlak zal de belastingaangifte gebeuren op het niveau van de werkvennootschap. Een maatschap wordt daarentegen beschouwd als fiscaal transparant, waardoor de belastingaangifte in dit geval nog steeds op het niveau van de individuele leden dient te gebeuren.

Op btw vlak zal de btw-aangifte eveneens dienen te gebeuren op het niveau van de werkvennootschap, voor zover de werkvennootschap btw-plichtig is.

Er ligt nog heel wat in het midden tussen de loutere kostenassociatie enerzijds en de werkvennootschap anderzijds:

• Het oprichten van een middelenvennootschap tussen de vrije beroepers om gezamenlijk middelen zoals apparatuur en praktijkruimtes te beheren. De vennootschap factureert in dat geval haar leden voor het gebruik van de gedeelde middelen. De inkomsten blijven hier individueel toebehoren aan elke vrije beroeper;
• Een vrije beroeper stelt zelf zijn eigen infrastructuur en middelen ter beschikking aan andere vrije beroepers en factureert hiervoor een vergoeding;
• Een kostenassociatie besluit een aantal vergoedingen welke geen erelonen zijn te poolen.

Daarnaast is het ook mogelijk om samenwerkingen aan te gaan tussen de associatie en derden, waarbij deze derde bv. gebruik maakt van de infrastructuur van de associatie. Te denken valt aan een kinesistenassociatie die een deel van haar praktijkruimte (onder)verhuurt aan een diëtist.

Aanvullend is het ook van belang om te bekijken of de associatie een kantoorruimte of praktijkruimte zal huren, dan wel of zij deze ruimte zal aankopen al dan niet via een aparte vastgoedvennootschap.

Hou er evenwel rekening mee dat deze variaties en aanvullende regelingen mogelijks een impact zullen hebben op fiscaal vlak en btw vlak.

Tot slot is het belangrijk om bij het opzetten van de structuur van een samenwerking tussen vrije beroepers ook steeds rekening te houden met deontologische regels en richtlijnen van beroepsverenigingen die mogelijks van toepassing zijn en bepaalde structuren uitsluiten of verstrengen.

Een associatie tussen vrije beroepers biedt veel voordelen, maar vereist een doordachte aanpak. Het is essentieel om bij het opzetten van een dergelijke samenwerking stil te staan bij de juiste juridische structuur, de fiscale implicaties, de btw-regels én de beroepsspecifieke verplichtingen. Laat u daarom goed adviseren om onaangename verrassingen te vermijden.

Heeft u vragen over uw specifieke situatie? Aarzel niet om contact op te nemen met uw dossierbeheer of onze Advisory-afdeling via advisory@vcsa.be.