Digitaal documenten ondertekenen

De elektronische handtekening vormt de tegenhanger voor de traditionele, handgeschreven handtekening, ook wel de ‘natte handtekening’ genoemd.

Een elektronische handtekening bestaat uit een aantal aan elkaar gelinkte elektronische gegevens die de ondertekenaar gebruikt om documenten te ondertekenen. De elektronische handtekening laat toe om snel en efficiënt te ondertekenen zonder dat een fysieke handgeschreven handtekening vereist is.

In de Europese Unie is de elektronische handtekening geregeld via de eIDAS-verordening (Verordening EU nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG). Deze wetgeving reguleert elektronische identificatiemiddelen en vertrouwensdiensten, waaronder digitale handtekeningen, en bepaalt hun rechtsgeldigheid binnen de EU.

Er bestaan drie soorten elektronische handtekeningen, elk met verschillende niveaus van betrouwbaarheid en bewijswaarde.

1. Gewone elektronische handtekening (SES)

Deze wordt ook wel eenvoudige elektronische handtekening genoemd en is de meest eenvoudige vorm.

Voorbeelden zijn een ingescande handtekening in een PDF-document, een getypte naam onder een e-mail of een vinkje bij een online formulier.

De gewone elektronische handtekening wordt gebruik om aan te geven of men akkoord is met een document. Er is echter geen extra beveiliging of verificatie voorzien. Aangezien er meestal geen koppeling is tussen de handtekening en de identiteit van de ondertekenaar is het achteraf vaak moeilijk om aan te tonen wie daadwerkelijk het document heeft ondertekend.

Deze handtekening is in principe rechtsgeldig, doch de bewijswaarde is beperkt. In een juridisch geschil is het dan ook lastig om te bewijzen wie de ondertekenaar was en of hij echt akkoord is gegaan. Deze elektronische handtekening is eenvoudig, snel en praktisch maar het biedt niet de gewenste zekerheid om te gebruiken bij documenten met hoge juridische waarde.

2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)

Dit is een veiligere en juridisch betrouwbaardere vorm.

Voorbeelden zijn platforms zoals DocuSign en Adobe Sign of ondertekening via een persoonlijk certificaat of beveiligde sleutel dan wel systemen die een audittrail bijhouden (namelijk wie tekende, wanneer en vanaf welk apparaat).

Deze handtekening is gekoppeld aan de ondertekenaar, wat wil zeggen dat deze slechts door één persoon kan gebruikt worden. De identiteit van de ondertekenaar wordt meestal via een authenticatieproces geverifieerd. Van zodra deze handtekening wordt gezet kan deze niet meer worden gewijzigd, zodat de integriteit van het document gewaarborgd blijft. De AES wordt door de eIDAS-verordening erkend als rechtsgeldig en heeft een hogere bewijswaarde. De AES is geschikt voor documenten waarbij je wil aantonen wie ondertekende en dat het document daarna niet meer werd gewijzigd.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)

Dit is de meest betrouwbare vorm van elektronische handtekening. De gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gelijkgesteld met de handgeschreven handtekening en heeft volgens de eIDAS-verordening volledige rechtskracht.

Voorbeelden zijn de ondertekening via eID of via de Itsme-applicatie.

De gekwalificeerde elektronische handtekening is gekoppeld aan een gekwalificeerd certificaat dat de identiteit van de ondertekenaar bevestigt. Deze identiteit wordt via strenge procedures gecontroleerd. Na ondertekening kan het document niet meer worden gewijzigd. De QES is aldus de veiligste elektronische handtekening en het meest geschikt voor documenten waarin een absolute rechtszekerheid wordt vereist.

In ons Belgische recht wordt de elektronische handtekening aanvaard, zodat een elektronische handtekening geldig is. Evenwel kan deze nog steeds worden betwist, waarbij de bewijswaarde afhankelijk zal zijn van het soort elektronische handtekening dat werd gebruikt, zoals hierboven werd toegelicht.

Belangrijk om voor ogen te houden is het feit dat een elektronische handtekening die wordt afgeprint op papier haar juridisch statuut verliest. Hierbij kan evenwel gebruik gemaakt worden van bepaalde technologieën die het alsnog mogelijk maken om de originele elektronische handtekening op te vragen, zodat er een ‘hybride handtekening’ wordt gevormd.

Een ander aandachtspunt vormt de ondertekening door meerdere partijen. Het is aan te raden dat alle partijen op dezelfde manier ondertekenen, ofwel handgeschreven ofwel elektronisch. Evenwel is er ook een mogelijkheid om via verschillende manieren te ondertekenen door gebruik te maken van zogenaamde ‘counterparts’. Hierbij dient elke partij zijn eigen exemplaar te ondertekenen waarna de ondertekende pagina’s door de partijen onderling worden uitgewisseld doch samen één geheel vormen.

Elektronische handtekeningen zijn veilig, efficiënt en rechtsgeldig, mits het juiste type handtekening wordt gekozen en zorgvuldig wordt toegepast.
Voor documenten met hoge juridische waarde is een geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekening aan te raden. Voor informele of interne documenten kan een gewone elektronische handtekening voldoende zijn.

Heeft u vragen over elektronische handtekeningen of wilt u weten welk type handtekening het beste past bij uw documenten? Neem gerust contact met ons op via advisory@vcsa.be.