Beheer jouw E-facturatie

Vanaf 1 januari 2026 wordt online facturatie de standaard binnen België, conform de nieuwe Europese wetgeving. Dit betekent dat facturen niet langer per post of e-mail verzonden of ontvangen zullen worden, maar uitsluitend via een online platform. Deze digitale facturatie, ook wel e-facturatie (e-invoicing) genoemd, biedt een efficiënte en veilige manier om facturen te beheren.

De online facturatie verloopt via het Peppol-netwerk, een gestandaardiseerd Europees systeem waarmee bedrijven en overheden facturen veilig kunnen uitwisselen. Om gebruik te maken van dit netwerk is een account nodig op een Peppol-conform e-facturatieplatform, zoals Billit of BillToBox. Via deze platformen kunt u facturen ontvangen, opmaken en verzenden naar uw klanten.

E-facturatie: Verplicht gebruik van gestructureerde elektronische facturen vanaf 2026 | FOD Financiën (belgium.be)

Wat is een e-factuur: Wat is een elektronische factuur? | FOD Financiën (belgium.be)

Samenvatting en overzicht: Samenvatting facturering binnen België vanaf 1 januari 2026 | FOD Financiën (belgium.be)

Het delen van facturen met VCSA via Silverfin Pulse zal geleidelijk worden uitgefaseerd, aangezien Silverfin Pulse niet voldoet aan de wetgeving die in 2026 van kracht wordt. VCSA zal facturen automatisch ontvangen via de e-facturatieplatformen Billit en BillToBox.

Indien een klant ervoor kiest om een ander Peppol-conform e-facturatieplatform te gebruiken, zal in overleg worden bekeken hoe de facturen op een geautomatiseerde wijze met VCSA kunnen worden gedeeld.

Ja. Dit betekent dat zowel de abonnementskosten van uw e-facturatiepakket als de advieskosten met betrekking tot de implementatie hiervan voor 120% fiscaal aftrekbaar zijn.

De overstap naar e-facturatie dient uiterlijk vóór 2026 te gebeuren. Het is essentieel dat uw facturatie zo snel mogelijk Peppol-conform is, zodat u tijdig voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

De transitie hoeft niet per kalenderjaar plaats te vinden; u kunt op elk gewenst moment de overstap maken.

Bovendien biedt e-facturatie tal van voordelen, zoals efficiëntie, kostenbesparing, een verbeterde cashflow dankzij snellere verwerking, minder fouten door automatisatie en een veilige uitwisseling van documenten.

Om optimaal te profiteren van deze voordelen en een vlotte implementatie te garanderen, is het raadzaam zo snel mogelijk de overstap te maken.

Peppol is een internationaal netwerk voor veilige en gestandaardiseerde elektronische facturatie en documentuitwisseling. Het maakt het mogelijk om facturen en andere documenten digitaal te versturen en te ontvangen tussen bedrijven of tussen bedrijven en overheden, ongeacht het gebruikte facturatiesysteem. Vanaf 2026 wordt het gebruik van Peppol in België verplicht voor B2B (business to business) facturatie.

Wat heeft de overstap te bieden?

• Efficiëntie en tijdsbesparing: u kunt eenvoudig uw facturen digitaal versturen en ontvangen, wat papierwerk en administratieve rompslomp vermindert.
• Kostenbesparing: Digitale facturatie verlaagt uw uitgaven aan papier, post en opslag.
• Betere cashflow: Door snellere verwerking en opvolging van facturen kunt u sneller betalingen ontvangen.
• Minder fouten: Geautomatiseerde processen verkleinen de kans op menselijke fouten in uw administratie.
• Veiligheid: Uw facturen worden veilig verzonden en opgeslagen, conform de wettelijke vereisten.
• Bijkomende functionaliteit: afhankelijk van welk e-facturatiepakket u kiest heeft u nog tal van bijkomende voordelen om uw processen te automatiseren en analytische inzichten te verkrijgen in uw activiteiten.

Dit scenario zal voor veel bedrijven relevant blijven tot 2026, aangezien B2B-klanten en leveranciers geleidelijk de overstap naar Peppol zullen maken.

Zolang uw klanten en leveranciers nog geen gebruik maken van Peppol, kunt u facturen eenvoudig opstellen via uw e-facturatieplatform en deze indien nodig via e-mail of een ander kanaal naar uw klant versturen.

Ga zeker na met uw e-facturatieleverancier of ze Peppol-conformiteit voor zowel de inkomende als de uitgaande facturen garanderen.

Indien uw platform Peppol-conform is moet er worden nagekeken hoe de koppeling gemaakt kan worden met uw boekhoudsoftware. Vraag dit zeker eens na bij uw boekhoud- en e-facturatieleverancier.

Goed nieuws, u bent al goed op weg!

Let op: veel e-facturatieplatformen ondersteunen alleen het verzenden van facturen en niet het ontvangen ervan. Controleer daarom of uw account ook inkomende facturen via Peppol kan verwerken.

De volgende stap is om te bepalen hoe uw facturen met VCSA gedeeld kunnen worden, mocht u uw facturatie door ons laten verwerken. We adviseren om dit samen te bespreken, zodat we de juiste koppeling kunnen realiseren voor een vlotte integratie.

Maakt u geen gebruik van Billit of BillToBox? Neem dan contact op met het supportteam van uw huidige e-facturatieplatform om na te gaan of u reeds facturen kunt verzenden en ontvangen via Peppol.

Indien uw platform Peppol-conform is, bespreken we graag samen hoe wij deze facturen in de toekomst kunnen ontvangen, mocht VCSA uw facturatie verwerken.

Indien uw huidige oplossing niet Peppol-conform is, dient u over te stappen naar een platform dat voldoet aan deze standaard om te blijven voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Het is belangrijk te benadrukken dat Peppol-verkeer verplicht wordt voor zowel inkomende als uitgaande facturen. Ook als u slechts zelden facturen verstuurt, blijft het noodzakelijk om een online platform te gebruiken voor het ontvangen van facturen.

Geen probleem, dan is Peppol en e-facturatie niet relevant voor u.

Uw bedrijf dient eveneens Peppol-conform te worden.

Neen. Helaas is dat niet mogelijk.

Ook indien VCSA uw boekhouding uitvoert in plaats van interne verwerking, blijft u verplicht om de transitie naar e-facturatie en Peppol-conformiteit te maken.

E-facturatie heeft betrekking op het digitaal verzenden en ontvangen van facturen en staat volledig los van de boekhoudkundige verwerking.

Het is van belang dat uw facturatieproces vóór 2026 volledig Peppol-conform is, zowel inkomend als uitgaand. We adviseren u om bij uw huidige softwareprovider(s) na te gaan of zij Peppol-verkeer ondersteunen.

Indien dit het geval is, raden we aan zo snel mogelijk de overstap te starten.

Indien uw huidige software geen Peppol-ondersteuning biedt, is het verstandig om tijdig op zoek te gaan naar een geschikt alternatief. Wij bevelen hierbij Billit of BillToBox aan als standaardoplossingen.

Is uw facturatiepakket Peppol-conform voor zowel inkomende als uitgaande facturen?

Zo ja, bekijk alvast met uw boekhoud- en e-facturatieleveranciers wat de mogelijkheden zijn voor een koppeling.

Indien niet, zorg ervoor dat u verder gaat met een e-facturatietool dat aan Peppol en uw noden voldoet en daarnaast ook vlot koppelt met uw boekhoudpakket.

Geen probleem, dat is ook niet vereist. Billit en BillToBox zijn gebruiksvriendelijke platformen voor de ondernemer. De focus blijft hier het digitaal beheer van uw facturen via het Peppol-netwerk.

Ons team staat klaar om u persoonlijke begeleiding te bieden bij de overstap naar e-facturatie. Neem gerust contact op via efacturatie@vcsa.be of bekijk onze pakketten en boek eenvoudig een afspraak via onze website.

Wij maken een analyse van uw noden en zullen vervolgens het juiste pakket, Billit of BillToBox, aanbevelen. U neemt uiteraard de eindbeslissing over het pakket dat gebruikt zal worden.

U kan contact met ons opnemen via efacturatie@vcsa.be. In overleg met uw dossierbeheerder zorgen wij vervolgens voor de aanmaak van een account voor uw bedrijf.

Laat ons team telefonisch of via mail weten dat u graag wil starten met Billit. Vervolgens maken wij een account aan voor u. Hierdoor geniet u van 1 maand gratis proefperiode.

• Als wij een account hebben aangemaakt ontvangt u een e-mail om een persoonlijk wachtwoord in te stellen.
• Als dit is gelukt krijgt u een begeleidende e-mail van ons. Hierin staan alle stappen die u moet doorlopen om uw account in orde te brengen conform de wetgeving 2026.
  • Uw account linken met het Peppol-netwerk.
  • Uw bankrekening koppelen.
• Eens uw account in orde is bent u klaar om van start te gaan. Wij bezorgen u het nodige ondersteunend materiaal voor een vlotte start. Verder staat ons team altijd klaar om u te begeleiden.

Geen probleem, wij begrijpen dat de overstap naar Billit niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Gelukkig is er een uitgebreid netwerk aan ondersteuning beschikbaar om u begeleiding op maat te bieden:

• Support-service van Billit: support@billit.eu
• Een gespecialiseerd team binnen VCSA.

VCSA zal herinneringen uitsturen met de nodige ondersteunende documenten over Billit. Deze zullen een hele lijst van ondersteunende filmpjes:

• Webinars Billit: Webinars & events (billit.eu)
• Aan de slag met Billit: Ga aan de slag met Billit in 6 eenvoudige stappen | Ondersteuning

Als eerste stap gaan we kijken of uw huidige pakket Peppol-conform is voor zowel inkomende als uitgaande facturen.

Indien wel, bespreken wij samen hoe u de facturen geautomatiseerd met VCSA kan delen.

Indien niet, moet de overstap toch gemaakt worden naar een ander platform.

Billit:

• Prijslijst Billit: Transparante prijzen | Billit facturatiesoftware

--> Facturatie verloopt rechtstreeks met u.

Wij maken een analyse van uw noden en zullen vervolgens het juiste pakket, Billit of BillToBox, aanbevelen. U neemt uiteraard de eindbeslissing over het pakket dat gebruikt zal worden.

U kan contact met ons opnemen via efacturatie@vcsa.be. In overleg met uw dossierbeheerder zorgen wij vervolgens voor de aanmaak van een account voor uw bedrijf.

Laat ons team telefonisch of via mail weten dat u graag wil starten met BillToBox. Vervolgens maken wij een account aan voor u. Hierdoor geniet u van 1 maand gratis proefperiode.

• Als wij een account hebben aangemaakt ontvangt u een e-mail om een persoonlijk wachtwoord in te stellen.
• Als dit is gelukt krijgt u een begeleidende e-mail van ons. Hierin staan alle stappen die u moet doorlopen om uw account in orde te brengen conform de wetgeving 2026.
  • Uw account linken met het Peppol-netwerk.
  • Uw bankrekening koppelen.
• Eens uw account in orde is bent u klaar om van start te gaan. Wij bezorgen u het nodige ondersteunend materiaal voor een vlotte start. Verder staat ons team altijd klaar om u te begeleiden.

Geen probleem, wij begrijpen dat de overstap naar BillToBox niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Gelukkig is er een uitgebreid netwerk aan ondersteuning beschikbaar om u begeleiding op maat te bieden:

• Support-service van BillToBox: support@billtobox.com
• Een gespecialiseerd team binnen VCSA.

VCSA zal herinneringen uitsturen met de nodige ondersteunende documenten over Billtobox. Deze zullen een hele lijst van ondersteunende filmpjes:

• Webinars BillToBox: Webinars | Billtobox België
• Tutorials: Billtobox Tutorials (wistia.com)

E-facturatie BillToBox:

• Aankopen: Aankoopfacturen | Billtobox België
• Verkopen: Verkoopfacturen | Billtobox België
• Webinars: Webinars | Billtobox België
• Tutorials: Billtobox Tutorials (wistia.com)

Als eerste stap gaan we kijken of uw huidige pakket Peppol-conform is voor zowel inkomende als uitgaande facturen.

Indien wel, bespreken wij samen hoe u de facturen geautomatiseerd met VCSA kan delen.

Indien niet, moet de overstap toch gemaakt worden naar een ander platform.

Prijs BillToBox:

BillToBox:

• 10 euro per maand voor 500 facturen.
• 19 euro per maand voor 500+ facturen.

--> Facturatie verloopt via VCSA.