Onbetaalde facturen: hoe voorkomen?

Om de continuïteit van uw onderneming te garanderen is een goede cashflow belangrijk. Onbetaalde facturen kunnen ervoor zorgen dat er te weinig geld is om leveranciers, personeel of andere lopende verplichtingen te betalen die van cruciaal belang zijn voor uw onderneming. Daarnaast kost het opvolgen van openstaande facturen tijd en energie die u liever anders had besteed.

Mits enkele praktische tips kan u het risico op onbetaalde facturen trachten te beperken.

Zorg dat u duidelijke betalingsvoorwaarden opstelt en ter kennis brengt van de klant. Geef duidelijke betaaltermijnen, betaalmethoden en eventuele kosten bij te late betaling uitdrukkelijk aan in uw factuurvoorwaarden of algemene voorwaarden. Dit voorkomt latere misverstanden.

Voorts kan het lonen uw facturen grondig na te kijken vooraleer ze te verzenden. Een fout in de factuur is immers een veelgehoorde reden voor vertraging in de betaling. Bovendien komen foutloze facturen professioneler over in uw relaties met uw klanten.

Heel wat boekhoudkundige software beschikt over de optie om automatische herinneringen in te stellen. Door hiervan gebruik te maken ontvangen uw klanten automatisch een herinnering indien de betalingstermijn van hun factuur is verstreken, zonder dat u hier extra tijd en energie aan dient te besteden.

Voorkomen is beter dan genezen. Heel wat ondernemers vinden het vervelend om klanten te moeten aanmanen in het kader van onbetaalde facturen en willen de klantenrelatie niet verstoren. Dit hoeft echter het geval niet te zijn. Door duidelijke communicatie en een tijdige opvolging voorkomt u dat openstaande facturen uw onderneming in gevaar zouden kunnen brengen.

Indien een consument zijn schuld niet tijdig heeft betaald, dan kan u een eerste betalingsherinnering sturen, waarvoor u geen kosten of intresten mag aanrekenen. Bovendien dient deze eerste betalingsherinnering een aantal gegevens te bevatten:

• Het verschuldigd saldo en het bedrag van de kosten, intresten en of vergoedingen die zullen worden geëist bij niet- of laattijdige betaling;
• De gegevens (naam en ondernemingsnummer) van de onderneming-schuldeiser;
• Omschrijving van het product/de dienst alsook de datum van opeisbaarheid van de schuld;
• De nieuwe betalingstermijn van 14 kalenderdagen, welke ingaat op de derde werkdag na verzending van de herinnering aan de consument, of op de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering werd verzonden aan de consument in geval van een elektronische herinnering.

Indien de consument zijn schuld niet betaald heeft binnen de 14 kalenderdagen, kan u een tweede betalingsherinnering sturen, waarbij u enkel keuze heeft uit de volgende mogelijkheden:

• U kan verwijlintresten vorderen van de consument op het verschuldigd saldo, welke intrest niet hoger mag zijn dan de referentie-intrestvoet vermeerderd met 8 procentpunten.
• KMO’s genieten een uitzondering: zij kunnen de verwijlintresten laten lopen vanaf de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering aan de consument wordt verzonden;
• U kan een forfaitaire vergoeding vorderen, voor zover deze uitdrukkelijk bepaald werd in uw factuurvoorwaarden of algemene voorwaarden en voor zover het bedrag niet hoger is dan:
  • 20,00 EUR als het verschuldigd saldo ≤ 150,00 EUR;
  • 30,00 EUR vermeerderd met 10% van het verschuldigd saldo op de schijf tussen 150,01 EUR en 500,00 EUR als het verschuldigd saldo tussen 150,01 EUR en 500,00 EUR is;
  • 65,00 EUR vermeerderd met 5% van het verschuldigd saldo op de schijf > 500,00 EUR, met een maximum van 2.000,00 EUR als het verschuldigd saldo > 500,00 EUR is.

Indien de betaling alsnog uitblijft, kan u de schuld minnelijk laten invorderen. Om deze handeling zelf te stellen, dient u ingeschreven te zijn bij de FOD Economie en dient de ingebrekestelling aan een aantal voorwaarden te voldoen. Bijgevolg is het aangewezen om in dit geval beroep te doen op een incassobureau of advocaat om de schuld te laten invorderen.

Indien een onderneming haar schuld niet tijdig heeft betaald, geldt het volgende:

• het openstaande saldo wordt vanaf de dag volgend op de laatste dag van de betaaltermijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met een verwijlintrest gelijk aan de referentie-intrestvoet vermeerderd met 8 procentpunten en afgerond tot het hogere halve procentpunt, behalve indien de schuldenaar bewijst dat zij niet verantwoordelijk is voor de vertraging; en
• het openstaande saldo wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de invorderingskosten van de schuldeiser; en
• bovenop dit forfaitaire bedrag heeft de schuldeiser recht op een redelijke schadeloosstelling voor alle andere invorderingskosten welke dat vaste bedrag te boven gaan en die ontstaan zijn door de laattijdige betaling (bv. rechtsplegingvergoeding).

Afwijkende contractuele bedingen zijn in dit kader mogelijk, voor zover zij geen kennelijke onbillijkheid jegens de schuldeiser teweegbrengen.

In geval van een onbetaalde factuur, kan u aldus een betalingsherinnering bezorgen aan uw schuldenaar waarbij u de bovenstaande principes toepast. Indien de betaling alsnog uitblijft, kan u ook in dit geval de schuld minnelijk laten invorderen via een incassobureau of advocaat.

Wij kunnen uw debiteurenbeheer en facturatieproces analyseren en u hierover adviseren. Ook uw factuurvoorwaarden of algemene voorwaarden kunnen we hierbij grondig onder de loep nemen. Samen brengen we eventuele risico’s in kaart en stellen we een beleid op om betalingsproblemen te voorkomen.

Wilt u weten hoe u beter kan omgaan met onbetaalde facturen? Neem gerust contact met ons op via uw dossierbeheerder of advisory@vcsa.be, en wij helpen u graag verder.